仕事で電話を掛けるときとかとるときって緊張したりしますよね。できれば取りたくないなって時もあります。友達との電話だったら全然気にならないですが仕事だとちょっと気が引けるそんなことありませんか。
何度か電話をかけようとしても億劫になってしまう、電話をかけてもすぐに電話を切ってしまい、ちょっと一息する。そして電話をかけてはすぐに電話を切ってしまうこんなことはありませんか。
なんて話せばいいんだろうか。
電話を取るにしても常にだれか電話とってもらえないかなとか思ったり、できるだけ自分は最後に電話と取ろうと思っていますね。そして、自分が電話をとっても要領がえられずにダメ出しをもらってしまう。やっていて結構つらいじゃないですかそんな思いはしたくないですね。
電話そのものに苦手意識があるんじゃないでしょうか、電話を苦手と思うことはどんなことがかんがえられるとおもいますか。あなたもちょっと考えてみてください。
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電話をかけるのも、電話を取るのも緊張するわけは
電話への苦手意識はどうすればいいかがあまりよくわかっていないというのが考えられます。ビジネスの場でしたら最低限このようにするというのがありますよね。「お電話ありがとうございます○○株式会社です」などの定型文。
この定型文が結構言えない人が多いです。友達同士の会話だと受信段階で誰から電話がかかってきたか一目瞭然です。まるで、隣で話すかのように話していませんか。友達同士だと電話と実際会って話す会話に相違は少ないように思われます。
電話は電話としての会話が要求されます。
電話だったらこうやって切りだした話す、このように受け取るという会話の定型文のラリーが存在します。あなたはこの内容を正しく理解していないんじゃないでしょうか。そのため電話がかけづらかったり、取りづらかったりしていますね。
また、会社の電話の機能が結構面倒くさかったりします。保留、転送、内線、ボタンがいくつかあって間違ったら失礼ですし取引先に対して出来ないというのも失礼じゃないですか。間違って誰かの電話を取っていしまったり、うっかり電話を切ってしまったり。
つまり、電話で緊張するには普段となれていないことをできないうちに何度もする必要があるからちょっと苦手意識をもってしまうんですよね、そうだとはは思いませんか。
ということは要は慣れてしまえばいいのです。しかし、なるべく短期間におわらせたいですよね。その方法について考えましょう。
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緊張せずに電話をする方法、電話を取る方法
緊張せずに電話をするには正しい方法を理解しながら実践をすることです。
実践するのはもちろんですが正しい努力があっての前提です。努力は正しくする必要がありますね。まちがっていたらずっと間違ったままですからね。
電話のマニュアルは会社であったり組織によりバラバラだと思いますが、マニュアルを見ることはもちろんそれ以前にしなければいけないことがあります。
しっかり守れている人は、１週間もしないうちに電話への苦手意識はなくなるんじゃないでしょうか。
利き手にペン、反対の手で電話を取る
電話とるときに利き手で持っていませんか。これは間違いです必ず利き手の反対でもってください。理由はメモを取るためです。
つまり、電話をするときは必ずメモが取れる状況にしてください。当たり前といえば当たり前ですが実際できている人は少ないんじゃないでしょうか。
利き手で電話を取ってしまうとメモが全くできなくなります。緊張して電話を取っていると相手のことを聞いてはいますが何を話しているかが全くと言っていいほど覚えていないんですよ。
電話が切れたと思ったらだれがなにをはなしていたか全然わからなくなる。かといって相手が話していることをいったん遮って電話を持ち帰ることができないんじゃないでしょうか。
まずは、利き手にペンを持ち反対の手で電話を持ってください。
マニュアルは電話の横に貼っておく
電話のマニュアルはどこにありますか。ファイルに閉じたままどこにあるかわからず眠って位はいませんか。それは意味がないですね。
一番見えるところ、一番わかりやすいところに貼ってください。つまり電話の横です。マニュアルだけでなく内戦の番号などもわかりやすいところに貼っておくこと。
どこに何か書いてあるだけでも心休まる感じがしますし、お守りにもなるんじゃないでしょうか。
電話で聞き返すことは失礼にならない
何かわからないことがあったら聞き返してください必ずです。電話ですから電波が飛ぶことがあったり言葉が聞きづらいことなんて当たり前ですからね。
聞き返すことが失礼って思っている人もいませんが全然そんなことはありません。ドンドン聞き返すようにしましょう。
まとめ
電話って当たり前に使っていますが、使う場所や相手、仕事などの場面で使い方はガラッと変わります。違うものだと考えながら電話をすればそれほど気にはなりませんよ！
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